Organizzarsi: i planning

Cos’è e a cosa serve un planning

Agende, planner o planning, to do list: sono accessori, assistenti cartacei o digitali ormai entrati nelle nostre vite, non solo lavorative; vediamo insieme che cosa sono i planning e a cosa possono servirci nel quotidiano.

Per definizione un planning è un organizzatore, un pianificatore; uno strumento quindi, che ci aiuta a programmare le nostre giornate ed a definire le priorità, tenendo traccia di vari impegni e scadenze.

Quali caratteristiche deve avere?

Prima di tutto deve adattarsi alle nostre esigenze e poter essere usato in modo complementare all’agenda, se ne abbiamo una. Deve essere di facile consultazione ed impostato in modo da avere sott’occhio tutto ciò che ci serve sapere. Per questi motivi dovrebbe essere il più possibile personalizzato. Su internet se ne possono reperire di ogni forma, dimensione e colore e alcuni siti offrono la creazione di planning personalizzati; con un po’ di pazienza possiamo anche realizzarne uno tutto nostro e modificarlo nel tempo, seguendo le diverse esigenze che possono sorgere.

A cosa può servire?

Un planning diventa effettivamente uno strumento utile se abbiamo l’accortezza di annotarci tutto: impegni, appuntamenti, chiamate da fare, e-mail da inviare, visite mediche, spese, viaggi, vendite, acquisti, impegni della famiglia, sport e anche il menù. Naturalmente non siamo tutti uguali, dipende dalle nostre abitudini, c’è chi programma il menù settimanale e chi no, chi ha figli che fanno sport, chi ha un e-commerce e deve tenere in ordine le vendite, chi pratica volontariato ecc… Insomma, a seconda di quali sono le attività che svolgiamo, un planning ben strutturato può essere una risorsa molto utile per tenere sotto controllo gli impegni e diminuire lo stress che può accumularsi se teniamo tutto a mente.

Perché annotare ogni cosa?

Gli esseri umani, in quanto tali, hanno per natura uno strumento potentissimo: il cervello. Per quanto bene possa funzionare, non è un sistema di immagazzinamento dati ottimale, è sempre in funzione e proprio per questo ha la costante tendenza ad elaborare moltissime informazioni nello stesso momento. Se ci pensate, quante volte ci viene in mente una cosa e un attimo dopo ci è già sfuggita? Oppure ci ritroviamo a divagare nei pensieri mentre cerchiamo di definire i dettagli di un progetto? Per aiutare tutto il grande lavoro che fa la nostra mente dobbiamo prenderci  l’abitudine di scrivere le informazioni, tutte le informazioni, dalle più importanti alle più banali. In questo modo, una volta messe per iscritto, potremmo lasciare la nostra mente libera dal peso di dover ricordare ogni dettaglio. E questi dettagli non potranno sfuggirci se li abbiamo scritti in un unico posto, potremo reperirli ogni volta ne avremo bisogno. Una mente più leggera aumenta la produttività e riduce lo stress, evitando di cadere in dimenticanze e tenendoci pronti agli imprevisti.

Com’è strutturato un planning?

Anche questo aspetto è definito in base alle nostre necessità: può essere un planning giornaliero, settimanale, mensile o anche trimestrale o semestrale. Se si tratta di una versione cartacea, il più delle volte è una specie di calendario da scrivania, appoggiato al tavolo, vicino al pc o dove ci fa più comodo, in modo che sia facilmente raggiungibile per scriverci sopra. Le versioni digitali sono anch’esse simili ad un calendario, ma le possiamo sempre portare con noi, consultarle da qualsiasi device e sincronizzarle, per esempio, con il pc di casa o dell’ufficio.

Personalmente preferisco e consiglio quello cartaceo, sul cellulare basta avere l’abitudine di annotarsi le cose e, quando si arriva alla scrivania, trascriverle sul planning.

Passiamo alla pratica e vediamo come scegliere il planning più adatto a noi.

Se non ne abbiamo mai usato uno o se vogliamo cambiarlo, ecco un elenco di step che vi consiglio per definire il vostro planning ideale:

• Dove ci serve (lavoro, casa, studio…)
• Quale lasso di tempo deve coprire (settimanale, mensile…)
• Sarà personale o condiviso (dai famigliari, dai colleghi…)
• Quali sono gli scopi (raggiungere obbiettivi, mantenere abitudini, pianificare il lavoro…)

Una volta definiti questi punti, passiamo alla valutazione di cosa inserire nel planning.

Sicuramente non potranno mancare gli appuntamenti presi e le scadenze fisse (visite mediche, assicurazione da pagare, bollo della macchina, rinnovo di contratti ecc…)

 Oltre a ciò, qui di seguito vi elenco alcuni esempi di altre cose che si possono scrivere, poi starà ad ognuno di noi decidere quali saranno le sezioni più importanti e quali invece non serviranno:

• Numeri di telefono
• E-mail
• Chiamate da fare
• Spedizioni
• Menù
• Spese
• Acquisti
• Dieta
• Gravidanza
• Trasloco
• Sport
• Hobby
• Nozze
• Regali
• Compleanni
• Faccende domestiche
• Animali domestici
• Viaggi

E chi più ne ha più ne metta. Questo elenco vuole essere uno spunto per poter definire il proprio planning ideale, come già detto, ognuno poi andrà a personalizzarlo.

Da dove iniziare quindi?

Se è la prima volta che provate ad usare un planning, vi consiglio quindi di definire come prima cosa le macro categorie del primo elenco, andando poi ad inserire uno dopo l’altro tutti gli appuntamenti che avete già fissato e le varie scadenze. Fatto ciò, per prendere dimestichezza potete inserire le faccende domestiche (come e quando già siete abituate a farle), le date importanti da ricordare (compleanni, ricorrenze), gli acquisti che avete intenzione di fare e via discorrendo.

Potete iniziare disegnando una tabella o un semplice elenco su un foglio, poi man mano che prenderà forma, saprete come strutturarlo ad hoc.

Sicuramente ci vorrà un po’ di tempo e, soprattutto all’inizio, una buona dose di concentrazione e pazienza, ma vedrete che nel giro di qualche settimana sarà un piacere scrivervi tutto ciò che vi serve.

Ultimo consiglio: prendetevi un tempo nella giornata o nella settimana per redigere e revisionare il vostro planning, che sia un momento in cui sapete di non essere disturbate e dedicate 10 minuti alla compilazione delle varie categorie e allo spulcio degli appunti sparsi che vi siete annotate in giro su foglietti o sullo smartphone.

due chiacchiere per concludere

Bene, spero questo articolo possa esservi utile e vi sia piaciuto come è piaciuto a me prepararlo, se volete lasciare un commento potete farlo qui sotto e naturalmente vi invito a segnalarmi qualsiasi errore o qualsiasi cosa non sia chiara.

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Inoltre in questo articolo potete scaricare un semplice planner settimanale che ho preparato per voi.